SOP Keuangan

MMB Travel Medan · panduan tim — angka di sistem selalu = kenyataan

1 Peta Pencatatan — uang dicatat di mana?

Kejadian	Catat sebagai	Catatan
Pelanggan bayar invoice	Invoice → + Bayar	JANGAN lewat Deposit Masuk
Pelanggan/agen titip dana di luar invoice	Deposit Masuk	status `Aktif` selama belum dipakai
Bayar/top-up saldo supplier (NSK, trip.com, maskapai)	Deposit Keluar	bukan Pengeluaran!
Gaji, listrik, air, internet, ATK, PBB, marketing	Pengeluaran	inilah yang memotong laba
Cicilan modal ke Kastomo	Deposit Keluar, Pihak: `Kastomo`	bukan Pengeluaran
Komisi ke agen	Komisi Agen → tombol Bayar	saldo terpotong saat Sudah Dibayar
Uang kembali ke pelanggan	Refund → Ke Pelanggan
Uang kembali dari supplier	Refund → Dari Supplier

Aturan emas: bayaran supplier yang salah masuk ke "Pengeluaran" = laba terpotong DUA KALI (di margin invoice + di biaya). Selalu cek tabel ini sebelum input.

2 Membatalkan invoice yang SUDAH ada pembayarannya

Sistem hanya menandai invoice Batal — pembayarannya TIDAK ikut batal otomatis. Setiap membatalkan invoice berbayar, wajib jawab:

"Uang yang sudah diterima itu ke mana?"

Situasi	Langkah
Pembayaran memang salah input (uangnya tak pernah ada)	Buka detail invoice → Batalkan pembayarannya juga (void)
Uang dikembalikan ke pelanggan	Catat Refund → Ke Pelanggan (pilih rekening yang keluar uang)
Uang dipindah jadi titipan untuk order berikutnya	Refund → Ke Pelanggan LALU Deposit Masuk pihak & nominal sama

Kalau dilewati: saldo sistem lebih besar dari saldo bank sungguhan — ketahuan saat rekonsiliasi.

3 Refund sebagian (invoice tetap jalan)

Contoh: 1 pax batal dari rombongan 47 pax, sisanya berangkat. Refund di sistem = pergerakan kas saja — tidak mengoreksi laba invoice. Wajib DUA langkah:

Edit invoice → koreksi item (pax/harga) supaya Total Jual & Laba mencerminkan yang benar-benar jalan.
Catat Refund → Ke Pelanggan sebesar uang yang dikembalikan.

Hanya langkah 2 tanpa langkah 1 → laba bulan itu kelebihan catat. Kalau supplier ikut mengembalikan modal → tambah Refund → Dari Supplier.

4 Rekonsiliasi bank — tiap tanggal 1 (±15 menit)

Tujuan: saldo sistem = saldo rekening koran. Dikerjakan Yogi/admin, hasil dilaporkan singkat ke Faris.

Buka menu Saldo Rekening → catat saldo tiap rekening menurut sistem.
Buka rekening koran / m-banking → catat saldo akhir bulan tiap rekening.
Bandingkan. Selisih Rp 0 → selesai, tulis "rekon OK".
Ada selisih? Buka Mutasi → bandingkan baris-per-baris dengan mutasi bank, mulai dari transaksi terbesar. Penyebab umum: transaksi bank belum diinput (biaya admin, bunga, transfer terlewat) · salah kamar (supplier masuk Pengeluaran) · salah rekening · invoice batal berbayar tanpa refund (lihat SOP 2).
Koreksi lewat mekanisme resmi (void + input ulang / edit) — jangan hapus baris di Google Sheets.
Biaya admin bank & bunga → input Pengeluaran (Lain-lain), bertanggal akhir bulan.
Selisih tak terjelaskan tidak boleh dibiarkan — sistem yang tak cocok dengan bank = laporan tak bisa dipercaya.

Selama masih pakai rekening MMB Pusat (tercampur): rekonsiliasi cukup atas transaksi milik Medan — arsir mutasi bank yang bukan milik Medan, sisanya harus cocok dengan sistem.

5 Disiplin label status Deposit

Titipan pelanggan (Deposit Masuk) tampil di Laporan → Kewajiban Titipan Pelanggan selama statusnya Aktif. Supaya laporan benar:

Titipan dipakai untuk invoice → segera ubah status jadi Digunakan.
Titipan dikembalikan → catat Refund → Ke Pelanggan, lalu set Dikembalikan.
Salah/dobel input → Batalkan (void), jangan ubah-ubah nominalnya.

Label lupa di-update = laporan kewajiban menampilkan utang yang sebenarnya sudah beres.

6 Tutup bulan — urutan kerja tanggal 1

Pastikan semua transaksi bulan lalu sudah diinput dengan tanggal bulan lalu (boleh telat input, tanggal harus benar).
Bukukan biaya rutin: gaji, listrik, air, (internet), dst → Pengeluaran.
Jalankan rekonsiliasi bank (bagian 4).
Update label status deposit (bagian 5).
Buka Laporan → periksa → unduh PDF + Excel → kirim ke Faris.
KUNCI bulannya: isi kunci tutup_buku di sheet Pengaturan dengan tanggal akhir bulan (mis. 30/06/2026). Sistem lalu menolak tambah/ubah/void transaksi bertanggal ≤ tanggal itu.
Yang tetap bisa setelah terkunci: pelunasan piutang, bayar komisi, dan refund — asal dicatat dengan tanggal periode berjalan; juga ganti label status deposit, pasang bukti, cetak kwitansi.
Perlu koreksi bulan terkunci (kasus luar biasa)? Owner mundurkan/kosongkan tutup_buku sementara → koreksi → kunci lagi. Semua tetap terekam di Audit Log.

Dokumen internal MMB Travel Medan · semua perubahan data tercatat otomatis di Audit Log · versi 2 Juli 2026